Politikkens formål 
Egmont forpligter sig til ærlighed, ordentlighed og ansvarlighed. I tråd med denne forpligtelse forventer vi, at medarbejdere og samarbejdspartnere, der opdager mistænkeligheder i forbindelse med Egmonts forretning, vil stå frem og udtrykke deres bekymringer. 

Det er derfor formålet med denne politik at: 

  • få dig til at være tryg ved at fortælle om mistænkelige sager, hjælpe dig til at stille spørgsmål og handle i tilfælde af tvivl om forretningsgange 

  • forklare hvordan du kan give din bekymring til kende 

  • forsikre dig om, at du vil være beskyttet mod repressalier eller personforfølgelse, hvis du har rejst en problemstilling i god tro. 

Politikkens omfang 
Forhold, der kan indberettes under whistleblowing-politikken, omfatter: 

  1. Formodede overtrædelse af de EU-regler, som er nævnt i EU-direktiv nr. 2019/1937 om beskyttelse af personer, der indberetter overtrædelser af EU-retten. 

  2. Formodede alvorlige overtrædelser af national lovgivning. 

  3. Andre alvorlige forhold. 

Medarbejderes eller andres adfærd i Egmont, kan indberettes i henhold til whistleblowing-politikken. 
 
Enhver alvorlig mistanke, du måtte have vedrørende lederes, medarbejderes eller andres adfærd i Egmont, kan indberettes i henhold til whistleblowing-politikken. 

Hvis du er medarbejder, og dine bekymringer er omkring din løn eller eget ansættelsesforhold, bør du kontakte din lokale ledelse eller lokal HR, og sagen vil ikke blive behandlet i henhold til whistleblowing-politikken, medmindre det drejer sig om en alvorlig lovovertrædelse eller andre alvorlige forhold, der finder sted på arbejdspladsen. 

Hvordan du indberetter en mistanke 
Hvis du er medarbejder, bør du normalt i første omgang informere din egen leder om din bekymring. Hvis du tror, at din egen leder er involveret, skal du kontakte din leders overordnede. Hvis du tror, at din administrerende direktør eller økonomidirektør er involveret, kan du vælge at informere din divisionsdirektør. 

Hvis dette ikke er muligt, eller hvis du ikke er ansat i Egmont og ikke har adgang til relevante ledelsesfunktioner i Egmont, kan du logge på Egmonts elektroniske whistleblowing-system og sende Egmont en besked gennem systemet.  

Du finder systemet her: Whistleblowernetwork

Din besked vil blive læst og behandlet af den ansvarlige leder i Koncern HR og i Koncern Jura, medmindre de er omfattet af mistanken, i så fald vil sagen bliver overdraget til en ekstern undersøger. 

Venligst angiv følgende i din besked: 

  • sagens baggrund og historik 

  • grunden til, at du er særligt bekymret over situationen 

Jo tidligere du giver udtryk for din mistanke, jo lettere er det at gribe ind. 

Skønt det ikke forventes, at du kan bevise hele sandheden i en beskyldning, skal du kunne påvise, at der er en rimelig begrundelse for din mistanke. 

Anonyme beskyldninger og fortrolighed 
Egmonts whistleblowing-system gør det muligt for dig at være anonym – systemet er udfærdiget specielt med henblik på databeskyttelse og forhindrer både Egmonts ledere og systemudbyderen i at identificere den IP-adresse, som beskeden er sendt fra. 

Med denne politik vil vi dog opfordre dig til at sætte dit navn på henvendelsen. Anonymt fremsatte beskyldninger er svagere end ikke-anonyme henvendelser. 

Alle henvendelser vil blive behandlet fortroligt, og vi vil gøre alt, hvad vi kan for ikke at afsløre din identitet. 

Egmont tolererer ikke nogen form for chikane, personforfølgelse eller indirekte pres, og vil træffe nødvendige foranstaltninger for at beskytte dig, hvis du fremsætter din mistanke i god tro og har rimelig grund til at antage, at indberetningen var nødvendig for at afsløre en overtrædelse omfattet af loven. 

Hvordan Egmont vil svare dig 
Egmont vil hurtigst muligt og senest inden for syv dage bekræfte, at vi har modtaget din henvendelse. Herudover vil vi sikre, at du modtager feedback hurtigst muligt, og ikke senere end tre måneder efter bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen, om opfølgning på indberetningen og begrundelse for en sådan opfølgning.  Feedback til dig vil ske under iagttagelse af eventuelle øvrige regler, herunder databeskyttelseslovgivningen. 

Uanset om du vælger at være anonym eller stå frem med navn, skal du oprette et selvvalgt password i det elektroniske whistleblowing-system. Systemet sender dig herefter et sagsnummer. Såfremt du ønsker det, kan du fra da af, ved hjælp af dit sagsnummer og password til login, kommunikere gennem systemet med den ansvarlige Egmont leder. Du vil kunne læse beskeder, som Egmont har sendt dig, og svare på dem.    

Alt efter hvad, der er relevant, kan de fremførte mistanker: 

  • blive undersøgt af ledelsen, intern revision, eller igennem en disciplinærsag 

  • danne grundlag for en uafhængig intern undersøgelse, eventuelt med ekstern assistance 

  • blive henvist til den eksterne revision 

  • blive henvist til politiet 

For at beskytte den enkelte og personerne, der indberettes, vil der blive foretaget en indledende undersøgelse for at fastslå om en mere uddybende undersøgelse er relevant og, i så tilfælde, hvilken form den skal have. Det altovervejende hensyn, som ligger Egmont på sinde, er Egmont koncernens og offentlighedens interesser. 

Visse sager vil kunne løses ved, at der gribes ind uden nærmere undersøgelse. Hvis det er nødvendigt at handle hurtigt, vil det blive gjort, inden der indledes en mere tilbundsgående undersøgelse. 

Om nødvendigt vil Egmont forsøge at få flere oplysninger fra dig gennem det elektroniske whistleblowing-system. 

Arrangeres der et møde, kan du blive ledsaget af en repræsentant for en fagforening, faglig organisation eller af en ven. Dette møde kan foregå eksternt hvis du ønsker det. 
 
Hvis din indberetning er omfattet af whistleblowerreglerne i det land hvori du er ansat, vil du være ansættelsesretligt beskyttet i henhold til det pågældende lands regler for beskyttelse af whistleblowere.  

Usande beskyldninger 
Hvis du forelægger en mistanke i god tro, men som ikke bekræftes af efterforskningen, vil der ikke ske dig noget. Hvis du derimod fremsætter en beskyldning, der er useriøs, ondsindet eller fremsat for personlig vindings skyld, kan der blive tale om disciplinær eller retslig forfølgelse af dig. 

Eventuel information til indberettede personer i henhold til denne politik 
Egmont kan i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen være forpligtet til at underrette de personer, der er blevet indberettet i henhold til denne whistleblowing-politik, om, at der er rettet mistanke mod dem, men ikke om, hvem der har fremsat mistanken. Egmont vil i så fald informere dem på et passende tidspunkt, afhængigt af hvor alvorlig sagen er, og hvilken type undersøgelse der er påkrævet.   

Den ansvarlige direktør og bestyrelsens rolle 
Egmonts CEO har det overordnede ansvar for, at denne politik implementeres og vedligeholdes. Formanden for Egmonts revisionsudvalg vil blive underrettet, når der indberettes en sag. Egmonts revisionsudvalg og bestyrelsesformand vil modtage kvartalsvis rapportering og bestyrelsen vil modtage en årlig rapportering på forhold indberettet under whistleblowing-politikken. Hvis en sag vedrører Egmonts topledelse (koncernens CEO/CFO), eller indberetninger om alvorlige/hastende sager, vil revisionsudvalget og bestyrelsesformanden blive direkte informeret. 

I rapporteringen vil det ikke fremgå hvem, der har indberettet forhold, men kun hvem eller hvad henvendelserne vedrører.